Ведущие совещания — те люди, чье присутствие будет способствовать его успешному течению: председатель, ответственный за регламент и секретарь.
Председатель обязан не только определить темы совещания, но и способы их обсуждения. Как поступать с вопросами — разрешить задавать их по ходу совещания или отвести для них время в конце? Позволительна ли дискуссия? Какова цель совещания: обменяться идеями или донести готовую информацию? Все это председатель должен заранее решить, изложить письменно, в повестке, а затем устно при открытии совещания.
Ответственный за регламент следит за его соблюдением, показывает выступающему, сколько времени осталось до конца выступления, и при необходимости прерывает докладчика. Ответственный за регламент отвечает за продолжительность совещания, действуя как нейтральное лицо, что очень удобно в ситуациях, когда оратор уходит от темы или превышает лимит времени.
Секретарь ведет протокол совещания. Вносить в протокол все дословно ни к чему, однако записи должны включать следующее:
• ключевые вопросы, которые были рассмотрены;
• кем они были рассмотрены;
• что следует предпринять в связи с рассмотренными вопросами и кому поручить.
Записи в протоколе должны освещать эти три момента для каждого пункта повестки дня, и если секретарю хоть что-то не ясно, он имеет право уточнить все, что нужно, до конца совещания. Если секретарю удобнее использовать ноутбук или наладонный компьютер, то протокол можно оформить и раздать сразу по завершении совещания. Готовый протокол должен содержать также следующую информацию: имя, номер телефона (и/или добавочный номер) и электронный адрес как председателя, так и секретаря совещания — на случай, если у участников возникнет необходимость уточнить какие-то моменты.
Начинайте минута в минуту. Пунктуальность — это знак уважения к людям и их рабочему графику, а также проявление авторитета председателя. Не забудьте назвать время, тем самым подтвердив готовность не выходить за оговоренные временные рамки. Начиная совещание точно в срок, вы создаете позитивный настрой и добавляете веса своему обязательству закончить тоже вовремя. Если среди участников есть гости, такая пунктуальность создаст благоприятное впечатление о вашей фирме. Дожидаться кого-то из вежливости не так выгодно, как начать строго в установленное время.
Если опаздывает президент фирмы (или еще кто-нибудь из руководства), причина наверняка уважительная, однако это все же не основание для того, чтобы оттягивать начало. В случае если опаздывающий должен произнести приветственную речь, время до его появления стоит использовать на обсуждение какого-либо из пунктов повестки дня. В конце концов от вас зависит, организует ли группа собравшихся в одном зале людей продуктивное общение либо пустится в ненужные разглагольствования. Если опаздывающее начальство не входит в число докладчиков и его отсутствие не отразится на ходе встречи, то проще всего объявить о начале и ничего не менять в распорядке. Вспомните еще раз, сколько стоит в долларах время всех людей, собравшихся в конференц-зале и ожидающих начала совещания. А опоздавшего шефа можно ввести в курс событий в любое удобное для него время.
Итак, ровно в назначенное время председательствующий объявляет о начале совещания, а затем:
• представляет участникам ответственного за регламент и секретаря;
• сообщает о том, когда будет сделан перерыв;
• сообщает о том, когда подадут напитки и закуски;
• просит всех собравшихся отключить мобильные телефоны.
