Какое отношение эта история имеет к организации рабочего места? Очень прямое: она демонстрирует продуктивный подход к проблеме, возможный, лишь когда зримый хаос не загромождает мозги.
Поговорим немного о вашем рабочем месте. Ответьте на следующие вопросы:
• Сможете ли вы найти любой документ на своем рабочем месте (включая портфель) меньше чем за минуту?
• Сможете ли вы найти любой документ в своем компьютере меньше чем за минуту?
• Устраивает ли вас нынешнее состояние (порядок или хаос) вашего рабочего места? Вам приятно здесь работать?
Понятно, что рабочее место — это пространство, предназначенное дня работы. Это продолжение вас как работника, вашего тела и разума. Мало найдется людей, которые скажут: «Побольше бы мне беспорядка на письменном столе. Уж очень он пуст». Зато многие не раз говорили: «Совершенно нет времени, чтобы навести хотя бы относительный порядок». Или иначе: «Я уже не раз пытался прибрать, но какой толк, если через день все опять кувырком». Или даже так: «У меня своя система. Я знаю, где что лежит».
Хорошо отрегулированный автомобиль ездит лучше. Остро наточенный карандаш лучше пишет. Порядок на рабочем месте помогает вам лучше мыслить. Сложно, конечно, собраться с силами для уборки, тем более если никогда этого не делали; так же непросто заставить себя свернуть с шоссе на заправку. Однако помните: усилиями небольшими, но регулярными достигаются великие результаты. Как только вы увидите в своем рабочем пространстве (письменный стол, компьютер, секция в офисе или кабинет) источник творческой мысли и, соответственно, личного развития, вы научитесь ценить преимущества постоянного порядка.
НАЙТИ ЗА МИ НУТУ
Возможность отыскать конкретный документ менее чем за минуту — это необходимость дня настоящего профессионала. Драгоценные минуты нашей жизни не должны растрачиваться на поиски, рыскание по ящикам и мучительные попытки вспомнить, где в последний раз видел нужную вещь. Научитесь класть все на место, а не откладывать в сторону — и вы ощутите ценность этого метода, ключевыми элементами которого являются:
• рациональная система регистрации документов;
• регулярное ее использование.
Данные по каждому проекту храните отдельно. Каждый проект, клиент, файл или договор, над которым вы работаете, уникальны. Даже если это очередной проект из целого ряда для одного и того же клиента, он значится под конкретным именем или номером, чтобы под этим номером можно было собирать и хранить корреспонденцию, документы, файлы и прочие записи.
Использовать названия или номера — решать вам, лишь бы система работала безошибочно. Если файлы регистрируются под именами, в алфавитном порядке, их легко найти. Если вы используете систему номеров, в дополнение к ней вам понадобится лишь каталог, желательно в виде электронного документа в компьютере, где поиск ABC Company укажет нужный номер, как это делается в библиотеке.
Вы облегчите себе жизнь, если будете использовать одну и ту же систему (либо именную, либо номерную) не только дня бумаг, но и дня компьютерных папок. Так проще хранить электронные документы в соответствующих папках и входящие имейлы в почтовых папках. Словом, вы получите три главных правила регистрации.
