Поскольку вы существуете в единственном числе, логично и календарь иметь только один для всех событий. Не может человек находиться сразу в двух местах, и полноценное внимание он в состоянии уделить только чему-то одному. А потому очень полезно и удобно, чтобы все события, контакты, файлы, памятки и архивы хранились в одной системе, а не были раскиданы по разным.
Клочки и обрывки. Каждый день у вас скапливается масса листочков с памятками и прочей информацией. Некоторые из них, например квитанции, вы сразу убираете в папку к подобным бумагам. А вот, скажем, визитные карточки и цветные стикеры для памяток, как правило, засоряют бумажники и сумочки или растут горой на краю стола, поскольку информация на них вам все-таки нужна. Коллекционирование подобных листочков из опасения их потерять — стихийное бедствие дня рабочего пространства. Однако выход есть. Лучше всего поступать с ними, как с имейлами в папке входящих: информацию записать, а оригиналы разложить по файлам как часть завершающего этапа деловой поездки или только что прошедшего совещания. Сделайте это немедленно, прежде чем приступать к другим делам.
• Визитные карточки. Внесите личные данные с карточки в свою записную книжку или электронный список контактов и уберите визитку в отведенную для этого папку. Отметьте, что требуется сделать: отправить документ, который вы пообещали новому деловому знакомому, или позвонить через шесть месяцев?
• Цветные стикеры для памяток. Информацию с листочков внесите в календарь: деловая встреча такого-то числа в такое-то время. А затем выбросьте стикер. Как бы удобны ни были они для памяток, глаза к ним быстро привыкают. Это явление, называемое переменной слепотой, прямо противоположно непреодолимому желанию ответить на новый имейл (см. главу 2). Нервная система человека реагирует на перемены в окружении, но отказывается видеть то, что не меняется. Потому-то стикер с напоминанием продлить водительскую лицензию может месяцами висеть сбоку вашего монитора, а пустяковая задача так и не будет выполнена.
• Счета. Одна из величайших проблем, верно? Вам приходит счет, сегодня вы его оплачивать не хотите, как, впрочем, и забыть о нем, — и добавляете его к груде бумажек где-нибудь в поле вашего зрения. А почему бы не внести сумму и срок платежа в свой календарь (учтите только время, которое потребуется, чтобы платеж дошел по почте или Интернету) и убрать чек в специальную папку? В этом случае вся информация, связанная с чеком, становится частью вашего рабочего графика, а также вы избавляетесь от лишней бумажки на вашем столе.
Выберите тот способ поддержания порядка, который вам больше подходит. Если вам нравится электронный вариант, то в вашем распоряжении масса великолепных прикладных программ персонального информационного менеджмента (PIM). Если же вы любитель ежедневников — выбирайте по вкусу. Ладонные КПК (карманные персональные компьютеры) тоже очень удобны.
Многие из вас, поддавшись порыву или по совету приятеля, хоть раз да приобретали какое-нибудь «новейшее решение всех проблем со временем», а потом новинка пылилась невостребованной на краю вашего рабочего стола. Потерпев неудачу, люди, как правило, считают себя неорганизованными: «Ничего у меня не выходит с этой системой планирования. Никуда я, видно, не гожусь». И конечно, расстраиваются.
